Ontdek de kracht van toolboxen

Als directeur, bestuurder of manager heb je altijd wel iets dat je graag beter of anders zou willen zien. Misschien wil je dat medewerkers veilig omgaan met informatie. Dat AI op een slimme en verantwoorde manier wordt gebruikt. Dat de teams klantgerichter werken, waardoor de service verbetert. Of dat een nieuwe manier van werken eerder wordt omarmd.

Wat het onderwerp is, maakt eigenlijk niet zoveel uit, want de uitdaging is meestal hetzelfde. Hoe zorg je ervoor dat verandering komt van binnenuit en dat medewerkers er daadwerkelijk mee aan de slag gaan? Een intranetpagina alleen verandert geen gedrag en een presentatie meestal ook niet. Ook een hele goede training is vaak een momentopname. Alleen de verandering beklijft niet. Daar is meer voor nodig.

Waarom ik zo enthousiast ben over toolboxen
In de afgelopen 25 jaar was ik betrokken bij heel veel verander- en verbeteriprojecten waar we een toolbox hebben ingezet. Van serviceprogramma’s voor bedrijfsrestaurants en verbeterprogramma’s voor supermarkten. Voor cultuurprogramma’s en het verbeteren van de informatiebeveiliging. Je kunt ze eigenlij voor elk organisatievraagstuk maken, waarbij het belangrijk is dat gedrag verandert.

Steeds valt mij op, hoe goed zo’n toolbox werkt. Mensen vinden het leuk om iets in handen te hebben en er samen mee aan de slag te gaan. Juist omdat het tastbaar is en zelf kunnen bijdragen aan wat er nodig is voor verandering. En steeds zie ik hetzelfde gebeuren. Altijd als zo’n toolbox wordt gemaakt, dan gaan teams er echt mee aan de slag. Uit zichzelf, omdat het dan ook meer van hen is.

Wat zit er eigenlijk in een toolbox?
Dat hangt helemaal af van het onderwerp. Een toolbox voor verantwoord AI-gebruik heeft een andere inhoud dan een toolbox voor klantgerichtheid of informatiebeveiliging. Het principe blijft welk hetzelfde. Alles wat teams nodig hebben om zelf aan de slag te gaan, zit erin.

Werkboeken, werkvormen, gesprekskaarten, stappenplannen, afvinklijsten, posters, challenges, praktische opdrachten, een routekaart. Allemaal praktische hulpmiddelen die helpen om stappen te zetten.

Het mooie is: teams gaan zelf aan de slag
Dat is echt een heel groot voordeel. Je hoeft niet steeds opnieuw uit te leggen waarom het belangrijk is. Teams doen het zelf. Ze voeren gesprekken, komen met ideeën, geven aan wat er nodig is en organiseren dat ook zelf. Daardoor ontstaat eigenaarschap.

Het mooie van een toolbox is dat je het samen met de organisatie ontwikkelt. Met het management, medewerkers van verschillende afdelingen en soms ook met input van klanten. Door dit te doen, sluit het beter aan op de praktijk. Tegelijkertijd gebeurt er ook iets anders. Het wordt dan niet iets wat het project zegt of het management. Nee het wordt van de organisatie zelf en dat maakt een enorm verschil.

Van een aantal teams, tot tientallen kantoren, honderden winkels
De aanpak is schaalbaar. Zo heb ik programma’s ontwikkeld voor individuele teams, maar ook voor honderden winkels. Voor kantoren landelijk en ook wereldwijd. Voor de overheid, commerciële bedrijven en ondernemers. Het principe blijft verrassend eenvoudig. Maak het mensen makkelijk, maak het praktisch, maak het leuk en geef mensen iets waar ze zelf mee aan de slag kunnen en invloed op hebben.

Mensen hebben het al druk genoeg
Dit is ook een belangrijke take away in al die jaren. De meeste mensen willen best meedoen, leren, bijdragen of verbeteren. Maar ze hebben het ook druk met hun huidige werk. Zo’n verandering krijgen ze meestal er extra bij.

Dus hoe eenvoudiger, leuker en behapbaarder je het maakt, hoe groter de kans is dat er daadwerkelijk iets gebeurt. Uiteindelijk is dat waar het om gaat. Om wat mensen daadwerkelijk anders gaan doen. Juist daarom geloof ik zo in de kracht van een goede toolbox.

Waarvoor kan je een toolbox maken
Eigenlijk voor alles waarbij je wilt dat mensen iets gaan doen, anders gaan denken of samen aan de slag gaan.

Bijvoorbeeld: verbeteren kwaliteit van de dienstverlening, meer omzet, slim en verantwoord omgaan met AI, cyberbewustzijn, eigenaarschap, onboarding nieuwe medewerkers en klanten, sociale veiligheid, nieuwe wet- en regelgeving, gezonder leven op het werk, cultuurverandering, procesverbetering, verbeteren communicatievaardigheden, een programma waarbij teams het beste uit zichzelf halen. Maar ook gericht op individuen met thema’s als grip op geld, gezonder leven, energiebesparing en verduurzamen van je woning, eenzaamheid, verbeteren digitale vaardigheden, vind de weg binnen je gemeente, wat je als ouders moet weten over het social media gebruik van je kind etc. etc.

Eigenlijk maakt het onderwerp niet zoveel uit. Als je graag wilt dat mensen ergens zelf mee aan de slag gaan, erover in gesprek gaan, ervan leren of beter worden? Dan kun je er een toolbox van maken.